Guida
Cos’è il Managed Print Service (MPS): guida per PMI
Non è il noleggio di una macchina: è la gestione di tutto il parco stampa aziendale, con un costo per pagina prevedibile.
Aggiornato il 4 settembre 2026 · lettura 6 min
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Non è il noleggio di una macchina: è la gestione di tutto il parco stampa aziendale, con un costo per pagina prevedibile.
Aggiornato il 4 settembre 2026 · lettura 6 min
Il Managed Print Service (MPS) è la gestione esterna e completa del parco stampa di un’azienda: non una macchina alla volta, ma l’insieme di tutte le stampanti e multifunzione in uso, spesso di produttori diversi, con l’obiettivo di sapere esattamente quanto costa stampare e ridurre gli sprechi.
Il primo passo è sempre un’analisi del parco esistente: quanti dispositivi ci sono, chi stampa cosa, quanto costa oggi (sommando acquisto/leasing di macchine diverse, contratti di manutenzione separati, toner comprato a più fornitori). Molte aziende non lo sanno con precisione finché non viene fatta questa fotografia — è normale scoprire dispositivi sottoutilizzati o sovradimensionati rispetto ai volumi reali.
Senza stampa protetta, un documento inviato in stampa esce subito e resta nel vassoio finché qualcuno non lo ritira — chiunque passi di lì può vederlo o prenderlo. Con l’autenticazione alla macchina, il documento resta in coda cifrata e stampa solo quando chi lo ha inviato si presenta fisicamente alla macchina. È un dettaglio che pesa parecchio in ambiti dove passano dati sensibili: studi professionali, sanità, uffici amministrativi con dati di dipendenti o clienti.
L’MPS porta a un costo per pagina noto — una cifra che include macchina, assistenza e consumabili spalmati sul volume stampato — invece di costi frammentati e imprevedibili tra acquisto macchine, contratti di manutenzione e ordini di toner separati. È il numero che si può mettere a budget e confrontare nel tempo, reparto per reparto.
MPS non è un sinonimo di "noleggio di più stampanti": è un servizio di gestione che riguarda l’intero parco, comprese eventualmente macchine già di proprietà, con l’obiettivo di ridurre sprechi e rendere prevedibile un costo che oggi è quasi sempre nascosto in più voci di spesa separate.
L’MPS conviene soprattutto ad aziende con più dispositivi di stampa, più reparti o sedi, dove oggi nessuno ha un quadro unico di quanto si spende davvero per stampare. Per un ufficio con una sola multifunzione il noleggio operativo semplice copre già la parte di assistenza e consumabili; l’MPS aggiunge il livello di governo su un parco più esteso.
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